- Rekisterinpitäjä
Allergia-, iho- ja astmasäätiö sr toimii henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskevan lainsäädännön tarkoittamana rekisterinpitäjänä.
Rekisterinpitäjän edustajana ja tietosuojavastaavana toimii säätiön asiamies Katariina Ijäs, katariina.ijas@allergiasaatio.fi p. 05058976438
2. Käsittelyn tarkoitus
Allergia-, iho- ja astmasäätiö sr käsittelee henkilöitä koskevaa rekisteritietoa täyttääkseen sääntöjen mukaista tehtäväänsä eli tukeakseen allergisia sairauksia, ihosairauksia ja astmaa koskevaa tieteellistä tutkimustyötä ja yleistä kansanterveystyötä. Säätiö on sitoutunut noudattamaan toimiessaan voimassa olevaa henkilötietojen käsittelyyn ja tietosuojaan liittyvää lainsäädäntöä. Säätiö ei käsittele arkaluonteisia henkilötietoja. Rekisteritietojen käsittelyssä ei sovelleta automaattista päätöksentekoa tai profilointia.
3. Kuvaus rekisteriryhmistä ja rekisteröidyn oikeudet
Allergia-, iho- ja astmasäätiö sr kerää ja käyttää henkilötietoja seuraavissa henkilörekistereissä:
A) Apurahajärjestelmä (apurahanhakijat ja -saajat)
Apurahanhakijoiden ja -saajien osalta rekisteritietojen keräämisen oikeusperusteena sovelletaan oikeutetun edun perustetta: ilman tietojen keräämistä apurahahakemusten vastaanotto ja käsittely sekä apurahojen maksaminen ja seuranta eivät ole mahdollista. Tiedot kerätään apurahanhakijoiden osalta hakemuslomakkeesta. Apurahansaajien osalta täydentävät tiedot saadaan maksatushakemuksesta. Apurahanhaun käynnistymisestä tiedotetaan säätiön verkkosivuilla, sosiaalisen median kanavilla sekä Allergia-, iho- ja astmaliiton viestintäkanavissa.
Apurahanhakijalta kerätään apurahajärjestelmään hakemuksen jättämisen yhteydessä seuraavat henkilötiedot: nimi, henkilötunnus, sukupuoli, oppiarvo, postiosoite, kotipaikka, pankkiyhteystiedot, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Lisäksi apurahajärjestelmään tallentuvat tutkimushankkeen sisältöä kuvaavat tiedot. Näitä tietoja käytetään apurahahakemuksen käsittelyn yhteydessä. Tietoja pääsevät tarkastelemaan apurahapäätöksiä tekevät säätiön hallituksen jäsenet sekä asiamies.
Valitut hallituksen jäsenet arvioivat hakemukset. Säätiön linjauksen mukaan hakijoille annettuja kommentteja ei anneta apurahaa hakeneiden tai kenenkään muunkaan ulkopuolisen tietoon. Säätiön hallitus päättää apurahojen jakamisesta esityksen perusteella. Apurahaa hakeneille tiedotetaan säätiön apurahapäätöksestä sähköpostiviestillä, joka lähetetään hakemuksessa annettuun sähköpostiosoitteeseen.
Apurahapäätösten teon jälkeen säätiö on tietyin edellytyksin velvollinen ilmoittamaan apurahansaajien henkilötiedot ja apurahojen suuruudet eläkevakuutusyhtiölle ja verottajalle.
Apurahansaajien ja palkinnonsaajien nimet, oppiarvot, tutkimusaiheet ja apurahan määrä voidaan julkaista säätiön kotisivuilla, sosiaalisessa mediassa sekä säätiön toimintakertomuksessa. Apurahaa saaneet sekä tutkimusaiheet voidaan julkaista myös allergia-, iho- ja astmaliiton viestintäkanavissa. Tämän perusteena on yleinen etu ja avoimuus: yhteiskunnan tulee saada tietää, mihin säätiöt varojaan käyttävät.
B) Lähipiirirekisteri
Lähipiirin osalta rekisteritietojen keräämisen oikeusperusteena sovelletaan säätiölain velvoitteita. Säätiön luottamushenkilöiltä ja työntekijöiltä kerätään tiedot henkilön raportointivelvollisuuden alaisesta lähipiiristä. Säätiön lähipiiriin kuuluvista kerätään seuraavat tiedot: nimi, syntymäaika ja henkilön määräysvallassa olevat yhteisöt ja säätiöt sekä näiden Y-tunnus. Lähipiirirekisterin tietoja käytetään selvittämään säätiön myöntämien apurahojen ja muiden säätiön suorittamien maksujen mahdollinen kohdentuminen säätiön lähipiirille.
C) Tapahtumat ja koulutukset, yhteystietorekisteri
Säätiön tapahtumien ja koulutusten yhteydessä kerätään vain järjestämisen kannalta oleelliset tiedot. Näitä tietoja ovat nimi, yhteystiedot (osoite, sähköposti), erityisruokavaliot ja ruoka-aineallergiat, jos tilaisuudessa on tarjoilua, titteli, työpaikka tai muu taustayhteisö, muu tieto, jonka ilmoittautuja haluaa järjestäjille kertoa sekä tarvittaessa nimi ja yhteystiedot ilman muita tunnistetietoja mahdollista arvontaa varten. Tapahtumien ja koulutusten yhteydessä kerättyjä yhteystietoja säilytetään maksimissaan viiden vuoden ajan ja yhteystietoja voidaan hyödyntää säätiön järjestämien tapahtumien markkinointiin tänä aikana.
D) Yhteystietorekisteri
Yhteystietorekisterin osalta rekisteritietojen keräämisen oikeusperusteena sovelletaan henkilöiden suostumusta. Tiedot kerätään henkilöiden oman ilmoituksen perusteella. Yhteystietorekisteriin kerätään seuraavia tietoja: nimi, sähköpostisoite ja/tai postiosoite. Rekisterin tietoja käytetään kutsu- ja kiitoskirjeiden lähettämiseen sekä mahdollisen säätiön uutiskirjeen lähettämiseen.
4. Henkilötietojen käsittelijät ja käyttäjät
A) Apurahajärjestelmä (apurahanhakijat ja -saajat)
Säätiön asiamies sekä hakemustietojen osalta tietoja käsittelevät myös säätiön hallituksen nimeämät valitut hallituksen jäsenet sekä apurahansaajien osalta säätiön hallitus.
b. lähipiirirekisteri
Säätiön asiamies
c. tapahtumiin ja koulutuksiin osallistuneiden yhteystiedot
Säätiön asiamies
d. yhteystietorekisteri
Säätiön asiamies ja taloushallinnon työntekijät. Säätiö on sitoutunut noudattamaan voimassa olevaa henkilötietojen käsittelyyn ja tietosuojaan liittyvää lainsäädäntöä. Säätiö ei käsittele arkaluonteisia henkilötietoja.
5. Henkilötietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle
Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolisiin maihin tai kansainvälisille järjestöille.
6. Tietoryhmien poistamisen suunnitellut määräajat
Apurahajärjestelmän tiedot ovat vain sähköisessä muodossa. Rekisterinpitäjän apurahatoiminnan mahdollistamiseksi ja kehittämiseksi, historiatietojen tallentamiseksi ja avoimuuden varmistamiseksi sekä apurahanhakijan aiemman apurahahistorian selvittämiseksi apurahajärjestelmän sisältämät henkilötiedot säilytetään myönnettyjen apurahojen osalta pysyvästi. Historiatietojen säilyttämisen ja valvonnallisten syiden vuoksi kielteisen päätöksen saaneiden hakemusten tiedot säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan.
Säätiön luottamushenkilöt ja työntekijät: tiedot säilytetään pysyvästi säätiön historiatietojen tallentamiseksi.
Lähipiirirekisteri: tiedot säilytetään pysyvästi säätiön historiatietojen tallentamiseksi.
Tapahtumiin ja koulutuksiin osallistuvien yhteystiedot: tiedot säilytetään 5 vuoden ajan ilmoittautumisesta.
Yhteystietorekisteri: tiedot säilytetään pysyvästi tai kunnes yhteystieto vanhenee/päättyy.